Dacă conduci o afacere, probabil că știi cât de important este să îți menții echipa fericită și productivă. Indiferent dacă gestionezi o afacere de la birou sau de la distanță, gestionarea forței de muncă este esențială pentru dezvoltarea afacerii tale.
Gestionarea eficientă a forței de muncă oferă o serie de avantaje, cum ar fi:
• Optimizează programarea lucrărilor
• Îmbunătățește productivitatea personalului
• Motivează angajații
• Crește reținerea audientei
• Economisește timp și bani
• Oferă securitate a datelor
Idei dovedite că gestionează efectiv forța de muncă:
1. Automatizarea urmăririi timpului fiecărui angajat
Vei fi surprins să afli că timpul pierdut aduc pagube companiilor in valoare de 11 miliarde de dolari anual. Este posibil ca acest lucru să nu fie neapărat făcut intenționat de către angajați, dar duce la scăderea productivității.
Poți evita acest lucru urmărind timpul și prezența echipei tale. Un studiu recent arată că urmărirea zilnică a timpului poate reduce scăderile de productivitate cu 80%.
Poți îmbunătăți utilitatea timpului utilizând software-uri de urmărire a timpului. Aceste software-uri sunt concepute pentru a monitoriza orele de lucru, orele suplimentare, timpul de pauză și timpul liber al angajaților tăi.
Aplicațiile de prezență pot fi ușor integrate cu diverse software-uri de gestionare a resurselor umane și salarizare. Unele dintre cele mai populare instrumente de urmărire a timpului sunt Time Doctor, TSheets, On The Clock și When I Work.
Aceste soluții sunt extrem de eficiente pentru orice loc de muncă, inclusiv pentru echipele de la distanță.
2. Automatizarea sarcinii
Distribuția egală a sarcinilor între membrii echipei este esențială pentru eficiența echipei. Trebuie să fii atent, deoarece creșterea volumului de muncă al angajaților în mod individual le poate reduce productivitatea cu 68%.
Distribuția manuală a sarcinilor ar putea fi dificilă în scenariul în care trebuie să iei în considerare numărul de proiecte care sunt in lucru, progresul curent al lucrărilor și timpul de finalizare.
În acest caz software-urile de programare a angajaților pot fi de mare ajutor. Folosind aceste instrumente, poți atribui diferite sarcini membrilor individuali ai echipei și poți urmări în detaliu activitățile lor.
De exemplu, poți găsi cu ușurință care sarcină este atribuită membrilor echipei și timpul estimat de finalizare. Unele dintre cele mai bune instrumente pentru programarea lucrărilor sunt Monday.com, Nifty, MeisterTask, Backlog, Trello și JIRA.
3. Alege Instrumente și aplicații ușor de învățat
În prezent, se estimează că 75% din organizațiile globale vor incepe să utilizeze instrumente de productivitate. Deși utilizarea acestor instrumente este necesară, este de asemenea esențial ca instrumentele să nu provoace confuzie și să devină consumatoare de timp pentru a putea fi învățate.
Folosirea a nenumărate aplicații și soluții diferite pot crea un proces complex, devenind dificil de învățat pentru echipa ta. În cele din urmă, echipa ta va petrece mai mult timp obișnuindu-se cu aceste aplicații, decât să se concentreze asupra muncii lor.
Prin urmare, menține numărul de instrumente la minimum. Alege un instrument care să corespundă nevoilor tale organizaționale.
4. Măsoara productivitatea muncii
Este normal să îți dorești ca echipa ta să funcționeze eficient și autonom cât mai mult posibil. Dar nu vei putea ști cum s-a comportat în fiecare zi fiecare membru al echipei, cu excepția cazului în care le măsori productivitatea zilnică a muncii.
Acesta este motivul pentru care 71,5% din organizațiile globale au stabilit o modalitate de a măsura productivitatea zilnică a muncii angajaților lor.
Unele dintre instrumentele populare sunt EmailAnalytics, ProofHub, ActivTrak, iDoneThis etc.
5. Păstrează-ți echipa conectată din mers
Conform cercetărilor recente, oamenii petrec aproximativ patru ore pe zi pe smartphone-urile lor. Nu include doar utilizarea personală, ci și munca oficială.
Uneori, angajații își folosesc dispozitivele personale, cum ar fi tablete, laptopuri și telefoane mobile pentru a-și îndeplini sarcinile în afara locului lor de muncă. Dacă utilizezi instrumente de colaborare, asigură-te că acestea sunt compatibile atât cu dispozitivele mobile cat si cu cele desktop. Această idee va menține conectată întreaga echipă, chiar dacă sunt în mișcare.
6. Folosește Cloud Storage
Echipa ta trebuie să acceseze, să partajeze și să actualizeze în mod constant datele legate de proiect. Uneori, au nevoie de acces la date în afara locului lor de muncă obișnuit și de pe dispozitive diferite. 85% dintre angajați pierd cel puțin una până la două ore de productivitate pe săptămână în căutarea informațiilor.
Prin urmare, trebuie să furnizezi un sistem de stocare centralizat unde echipa ta poate accesa datele cu ușurință. In acest caz ai nevoie de o soluție de stocare în cloud.
Deja 90% dintre companii sunt pe cloud. Cu siguranță, rolul stocării în cloud este crucial pentru orice organizație, indiferent de tipul și dimensiunea unei companii.
Cele mai mari avantaje ale acestor soluții sunt că oferă stocare masivă, securitate ridicată și accesibilitate din orice locație.
Unele dintre cele mai fiabile soluții sunt: Google Drive, OneDrive, Dropbox și Icedrive.
Soluția de stocare în cloud oferă angajaților libertatea de a lucra din orice locație doresc. Deși oferă confort angajaților, îi ajută să își îndeplinească sarcinile în timpul stabilit.
7. Rămâi conectat vizual
Comunicarea este un element vital pentru ca echipa ta să funcționeze bine. Aproximativ 80% din forța de muncă din SUA se simte stresată din cauza comunicării ineficiente a companiei.
Acest lucru este valabil mai ales pentru echipele care lucrează de la distanță. De cele mai multe ori, membrii echipei de la distanță se simt neglijați și își pierd treptat interesul și zelul în îndeplinirea sarcinilor atribuite. Acest lucru duce în cele din urmă la pierderea de timp și întârzierea proiectului.
Lucrul la distanță de restul membrilor echipei nu ar trebui să fie un motiv pentru lipsa de comunicare. Poți rămâne conectaț vizual folosind diferite instrumente de chat video live.
Aceste instrumente nu numai că îți permit să ai conversații prin chat video, dar îți permit, de asemenea, să înregistezi chatul, să partajezi fișiere, să ai conversații de tip text, să trimiteți mesaje offline și să faci multe altele. Multe dintre aceste instrumente sunt gratuite.
Cel mai bine este să folosești un instrument de încredere pentru apeluri video, precum Skype, Google Hangout, LINE, Tango, Viber etc.
8. Oferă feedback în mod regulat
Nu poți îmbunătăți dacă nu știi exact unde trebuie să lucrezi. Peste 70% dintre angajați simt că ar fi avea nevoie de ore de lucru flexibile. Mai mult, 96% dintre oameni cred că flexibilitatea locurilor de muncă ar îmbunătăți calitatea generală a vieții.
Ca angajator, probabil că ești conștient de diversitatea angajaților și de nevoile lor personale și profesionale unice. Unii dintre ei ar putea jongla între viața lor personală și profesională, ceea ce le împiedică productivitatea.
Având în vedere problemele lor, le poți oferi opțiuni de alegere a orelor de lucru sau a locului de muncă, a instrumentelor necesare sau a echipamentelor care li se potrivesc. Poți muta întreaga lucrare online cu un management de proiect și alte instrumente discutate mai sus.
Oferind flexibilitate echipei tale, îi ajuti nu doar cu productivitatea lor, ci și cu un echilibru mai bun dintre viața profesională și viața personală, economisirea timpului și reducerea la minimum a stresului cu naveta.
9. Crează o atmosferă de lucru degajată
Unul dintre elementele esențiale pentru gestionarea forței de muncă este menținerea stării de fericire. Cercetările efectuate de Universitatea Oxford arată că lucrătorii sunt cu 13% mai productivi atunci când sunt fericiți.
Din păcate, nu toți angajatorii analizează acest factor cu seriozitate, sau îl traduc într-o formă greșită. Raportul spune că 89% dintre angajatori consideră că angajații renunță la locul de muncă pentru mai mulți bani, dar în realitate, doar 12% o fac.
Ia în calcul că nu doar salariul sau condițiile de muncă sunt întotdeauna cele care oferă angajaților satisfacție profesională. Uneori, au nevoie de ceva suplimentar pentru a rămâne motivați, cum ar fi:
• Arăta-le recunoștință mulțumindu-le atunci când se așteaptă mai puțin.
• Motivează-i cu bonusuri, teambuilding-uri și cadouri.
• Dă dovadă de empatie și încurajează-i atunci când nu sunt suficient de productivi.
• Sărbătorește micile victorii în orele de lucru și mulțumește-le
Există multe alte modalități dovedite decât acestea, pentru a crea o atmosferă mai fericită la locul de muncă. La urma urmei, angajații mai fericiți sunt cheia unei afaceri de succes.
10. Setează obiective realizabile
Echipa ta poate fi extrem de calificată, experimentată și extraordinară, dar asta nu o face neapărat capabilă să atingă obiective nerealiste.
Dacă dorești ca aceștia să efectueze munca la termen și conform cerințelor, este esențial să le acorzi suficient timp și sarcini limitate. Cel mai bun mod este de a fragmenta un obiectiv mare în altele mai mici și de a-l atribui treptat, unul câte unul.
În acest fel, angajații se vor simți mai fericiți cu privire la atingerea fiecărei etape și vor rămâne încrezători pe tot parcursul proiectului. De asemenea, realizările mai mici le va crea un impact pozitiv, facându-i motivați să lucreze și mai mult.
Managementul echipei este un aspect crucial al succesului în afaceri. Angajații fericiți sunt mai productivi. Urmează metodele de mai sus pentru a-ți gestiona efectiv forța de muncă și pentru a duce veniturile afacerii tale la nivelul următor.
